Cómo enviar una certificación médica FMLA por fax
Cómo devolver una certificación FMLA al empleador, proteger la información de salud y conservar prueba de que llegó a tiempo.
Un empleador puede pedir una certificación médica para justificar un permiso conforme a la Family and Medical Leave Act. El documento se devuelve al empleado o al empleador, no al Departamento de Trabajo.
El fax puede ser práctico si la empresa proporciona un número seguro de recursos humanos o del administrador de permisos. Confirma ese destino y evita una línea general de la empresa.
Utiliza las instrucciones del empleador
El Departamento de Trabajo publica formularios FMLA opcionales, como el WH-380-E para la enfermedad grave del empleado y el WH-380-F para la de un familiar.
La empresa puede usar su propio impreso, pero debe aceptar una certificación completa y suficiente en otro formato cuando contenga la información exigida. Pregunta qué formulario y vía de entrega prefiere.
Presta atención al plazo
En general, el empleador debe conceder al menos 15 días naturales para devolver la certificación, salvo que no sea posible pese a esfuerzos diligentes y de buena fe. El aviso debe indicar la fecha.
Si el profesional sanitario no puede completar el documento a tiempo, avisa al empleador o administrador antes del vencimiento y guarda constancia.
Prepara el envío
- Confirma que las secciones del empleado y del profesional están completas.
- Revisa firmas, fechas, duración y datos de permiso intermitente.
- Llama a RR. HH. para verificar el número de fax.
- Utiliza una portada confidencial con nombre, referencia y total de páginas.
- No repitas el diagnóstico en la portada.
- Escanea un PDF legible y envía una sola vez.
- Guarda el formulario y el informe de transmisión.
Entrega únicamente la información médica solicitada. El supervisor directo normalmente no debe contactar al profesional para aclaraciones. Esa tarea corresponde al personal autorizado conforme a las reglas FMLA.
Confirma que está completa
Pregunta si el expediente llegó y si falta algo. La entrega por fax no demuestra que la empresa considere suficiente la certificación. Si detecta una deficiencia, debe explicar qué corregir y dar una oportunidad para solucionarla.
Información contrastada con los formularios FMLA y la guía de certificación médica del Departamento de Trabajo. No envíes el formulario completado al Departamento.
