Cómo enviar el Formulario SS-4 por fax y obtener un EIN

El Formulario SS-4 es la solicitud en papel para obtener un Employer Identification Number, conocido como EIN. Enviarlo por fax puede ser útil cuando no puedes utilizar la solicitud online del IRS, como ocurre en ciertos trámites con una persona responsable extranjera.

Conviene revisar bien la primera página. Una firma ausente, una empresa que todavía no ha sido constituida legalmente o un envío a la oficina equivocada puede retrasar el trámite.

Antes de enviar el Formulario SS-4

Descarga el Formulario SS-4 y sus instrucciones desde IRS.gov. El nombre legal y la dirección postal deben coincidir con los documentos de la entidad. La persona responsable debe ser una persona física que realmente controle la empresa, no otra sociedad.

Si se trata de una LLC, corporación o sociedad, constitúyela primero en el estado correspondiente. El IRS también recomienda utilizar un solo método por solicitud. Mandar la misma solicitud online, por correo y por fax puede crear duplicados.

Qué número de fax del SS-4 debes utilizar

El IRS publica actualmente estos números en su página de presentación del SS-4:

• Domicilio, oficina o residencia legal principal en Estados Unidos: 855-641-6935.
• Sin domicilio, oficina ni residencia legal principal en Estados Unidos, con envío desde el país: 855-215-1627.
• Sin domicilio, oficina ni residencia legal principal en Estados Unidos, con envío desde otro país: 304-707-9471.

Comprueba de nuevo esa página el día del envío. Los datos oficiales pueden cambiar.

Cómo enviar la solicitud

1. Completa todos los campos aplicables y firma el formulario.
2. Incluye un número de fax de respuesta para recibir la carta del EIN.
3. Escanea la solicitud como un PDF claro y revisa firmas, texto pequeño y bordes.
4. Escribe el número del IRS que corresponda a la ubicación de la entidad.
5. Comprueba las páginas, envía una sola vez y guarda la confirmación.

El IRS indica que, si incluyes un número de respuesta, normalmente puede devolver el EIN por fax en cuatro días hábiles. Es una estimación, no una garantía.

Si la persona responsable no tiene SSN ni ITIN

Las instrucciones del SS-4 permiten que una persona responsable extranjera que cumpla los requisitos y no tenga SSN ni ITIN escriba “foreign” o “N/A” en la línea 7b. El resto de la solicitud debe seguir estando completo y correcto.

Si la entidad tiene propietario extranjero, revisa con atención las instrucciones o pide a un profesional fiscal que compruebe el formulario. La clasificación elegida pasa a formar parte del registro fiscal de la empresa.

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